O varstvu osebnih podatkov v okviru programov CiljHubLife
CiljHubLife obravnava osebne podatke premišljeno in v skladu z veljavnimi predpisi. V dokumentu pojasnimo primere obdelave v okviru izvedbe programov, komunikacije s udeleženci in analitike uspešnosti. Pristopi temeljijo na praktičnih scenarijih: kako zbiramo informacije, kako jih uporabljamo za izboljšanje vaje in kako udeležencem omogočamo dostop ter nadzor njihovih podatkov.
Ključne definicije
V nadaljevanju pojasnimo osnovne pojme, da bodo primeri in scenariji obdelave podatkov jasnejši. Definicije so podane z mislijo na praktične vidike vodenja programov in komunikacije z udeleženci.
Zbiranje podatkov
Podatke zbiramo neposredno od uporabnikov in avtomatsko preko tehnologij na spletnem mestu. Spodaj so podani praktični primeri vrste podatkov in razlogi za njihovo zbiranje v okviru scenarijev izvajanja programov.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Praktični primeri vključujejo informacije, ki jih posredujete ob prijavi, v anketah ali med udeležbo v delavnicah. Te podatke uporabljamo za personalizacijo izkušenj in upravljanje prijav.
- Ime in priimek ter kontaktni podatki (e-pošta, telefon) za obvestila o terminih in spremembah.
- Demografski podatki ali podatki o ozadju (npr. poklic, starost), ki pomagajo pri primerih in prilagoditvah vaj.
- Odgovori na vprašalnike in refleksijske dnevnike, ki se uporabljajo v praktičnih modulih za oceno napredka.
- Podatki o plačilu in računu, kadar izberete plačljive pakete (obdelavo plačil izvede pooblaščeni ponudnik plačilnih storitev).
- Gradiva, ki jih naložite v okviru vaj (npr. življenjepisi, osebni načrti), uporabljamo izključno za namen izvedbe posameznega modula.
- Komunikacija z ekipo (e-pošta, obrazci za podporo) in morebitne povratne informacije o izkušnji z delavnicami.
Samodejno zbrani podatki
Za operativne in analitične namene zbiramo določene podatke avtomatsko. To omogoča izboljšave vsebin in tekoče delovanje spletnih storitev brez povezave z individualnimi občutljivimi vprašanji.
- IP naslov in lokacija na ravni države za varnostne in geografske prilagoditve izvajanja.
- Podatki o napravi in brskalniku (tip naprave, ločljivost, operacijski sistem) za zagotavljanje pravilnega delovanja interaktivnih vaj.
- Uporabniške interakcije in metrični podatki (čas na strani, izvedene vaje) za analizo uspešnosti programov na ravni primerov.
- Piškotki in oznake za sledenje za upravljanje sej, preference in osnovno analitiko.
- Podatki analitike storitev (anonimizirani ali agregirani), ki pomagajo pri optimizaciji scenarijev učenja.
- Napake in dnevniki delovanja, uporabljeni za odkrivanje in odpravo tehničnih težav.
Podatki, ki jih delimo s tretjimi osebami
V določenih primerih so za izvedbo storitev vključeni zunanji izvajalci; delimo le tiste podatke, ki so potrebni za opravljanje storitev, kot so plačila, analitika in dostava gradiv.
- Ponudniki plačilnih storitev za obdelavo transakcij in izstavitev računov.
- Ponudniki e-poštnih storitev za pošiljanje obvestil, gradiv in varnostnih opozoril.
- Analitični ponudniki, ki zbirajo agregirane podatke za izboljšanje vsebin in sledenje delovanja strani.
Namen obdelave
Namen obdelave je opisan skozi praktične primere: vodenje programa, komunikacija glede vsebin, priprava povratnih informacij in izboljšave izvedb.
- Izvedba in upravljanje programov ter modulov, vključno z dodeljevanjem nalog in spremljanjem napredka.
- Obveščanje udeležencev o terminih, spremembah in pomembnih informacijah v povezavi s programom.
- Obdelava plačil in izdaja računov v primeru plačljivih paketov.
- Prilagoditev vsebine programov glede na povratne informacije in zbrane podatke iz primerov.
- Analitika za izboljševanje izvedb, pri kateri uporabljamo agregirane rezultate iz vaj in scenarijev.
- Upravljanje upravičenosti do sodelovanja ter reševanje tehničnih ali administrativnih zahtev.
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti in sodelovanje s pristojnimi organi, kadar je to potrebno.
- Kontakt glede povratnih informacij in raziskav za nadaljnji razvoj programov.
Pravna podlaga obdelave
Za obdelavo podatkov uporabljamo ustrezne pravne podlage glede na vrsto obdelave; v dokumentu so navedene tipične osnove za vsak primer uporabe.
- Soglasje uporabnika za pošiljanje e-novic ali za neposredno personalizacijo, kjer je to izrecno zahtevano.
- Izpolnitev pogodbe oziroma ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, ko gre za izvedbo plačljivih storitev.
- Zakonite obveznosti, na primer hrambo računovodskih podatkov za davčne namene.
- Uterjen interes v smislu izboljševanja storitev in analitike, pri čemer izvajamo presojo in upoštevamo interese uporabnikov.
Vaše pravice po GDPR
Pod temi naslovi so opisane pravice, ki jih imate glede osebnih podatkov, in kako jih lahko uveljavljate v praktičnih primerih, ko sodelujete v naših programih.
- Pravica do dostopa: lahko zaprosite za kopijo podatkov, ki jih hranimo o vas, vključno s primeri uporabe v vaših modulih.
- Pravica do popravka: imate možnost zahtevati spremembo netočnih ali nepopolnih podatkov, npr. kontaktnih podatkov.
- Pravica do izbrisa (pravica do pozabe): v določenih primerih lahko zahtevate izbris vaših podatkov, upoštevamo zakonite obveznosti in izvedemo presojo glede izbrisa.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave, medtem ko preverjamo zahtevek ali popravke.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: na zahtevo vam lahko posredujemo kopijo vaših podatkov v strukturirani, splošno uporabljani obliki, kjer je to izvedljivo.
- Pravica do ugovora: kadar uporabljamo podatke na podlagi zakonitih interesov, lahko vložite ugovor glede nadaljnje obdelave za neposredno trženje ali profiliranje.
Deljenje podatkov s tretjimi osebami
V določeni meri delimo podatke s partnerji, ki podpirajo izvedbo programov. V vsakem primeru si prizadevamo omejiti prenos na nujne podatke in sklenemo ustrezne pogodbe o obdelavi podatkov.
- Zunanji izvajalci storitev (plačilni ponudniki, gostitelji, varnostne storitve).
- Ponudniki komunikacijskih rešitev (e-pošta, SMS) za pošiljanje obvestil in gradiv.
- Analitični partnerji, ki obdelujejo agregirane in anonimizirane podatke za izboljšave programov.
- Sodelujoči strokovnjaki in mentorji, če je to potrebno za izvedbo posameznega modula in z vašim predhodnim soglasjem.
- Pristojni organi, če to zahteva zakon ali za varstvo pravnih interesov CiljHubLife.
- Skupine in partnerji za izmenjavo rezultatov raziskav v anonimizirani obliki za razvoj novih scenarijev.
Mednarodni prenosi podatkov
Pri delu s tujimi ponudniki lahko pride do prenosa podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora. V takih primerih zagotovimo ustrezne zaščitne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule ali preverjeni mehanizmi zaščite podatkov.
Za zaščito osebnih podatkov uporabljamo pogodbe z izvajanjem standardnih varnostnih določil, ocene tveganja in, kjer je primerno, dodatne tehnične ukrepe za šifriranje in omejitev dostopa.
Hranjenje podatkov
Dolžina hrambe je odvisna od narave podatkov in pravnega okvira. V nadaljevanju so praktične smernice, kako dolgo hranimo posamezne vrste informacij.
Računi in podatki udeležencev se hranijo, dokler je račun aktiven. Po zaprtju računa lahko podatke hranimo do 3 leta zaradi računovodskih in pravnih zahtev ter za obravnavo morebitnih zahtevkov.
Sporočila in komunikacija se hranijo običajno do 2 leti, razen če obstaja upravičen razlog za daljše hrambo (npr. odprava sporov ali izpolnitev pravnih obveznosti).
Dnevniki in tehnični zapisi se hranijo do 1 leta za namene varnosti in izboljšav delovanja, nato se anonimizirajo ali izbrišejo.
Zahteve za izbris obdelamo v razumnem roku; pri nekaterih primerih (zakonske obveznosti, postopki) je trajanje obdelave lahko daljše. Običajen postopek izbrisa traja do 30–90 dni glede na kompleksnost zahtevka.
Varnost podatkov
Varnost obdelave obravnavamo z ukrepi, prilagojenimi naravi tveganja. Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe za zmanjšanje nepooblaščenega dostopa, izgube ali zlorabe podatkov v okviru izvajanja programov in primerov.
- Šifriranje podatkov med prenosom in kjer je primerno v mirovanju za zaščito občutljivih informacij.
- Dostopne kontrole in avtentikacija za osebje, ki upravlja platformo in udeleženceve podatke.
- Redne varnostne preglede, varnostne kopije in postopki za odziv na incidente, vključno s primeri testiranja ob morebitnih napakah.
Pravice uporabnikov
Vaše pravice lahko uveljavljate z jasno navedbo zahtevka, mi pa vas vodimo skozi postopke z namenom preglednosti in praktičnih rešitev v realnih scenarijih.
- Za uveljavitev pravic (dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost ali ugovor) nas kontaktirajte na naslov: [email protected] ali po pošti na Gosposvetska cesta 3, 2380 Slovenj Gradec, Slovenija.
- Pravica do popravka: lahko zahtevate popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov. Primer: sprememba naslova ali imena v elektronski prijavi na delavnico z navedbo razloga in dokazila.
- Pravica do izbrisa: v določenih pogojih lahko zaprosite za izbris osebnih podatkov. Scenarij: udeleženec želi odstraniti svoj profil po zaključku programa in zahteva trajno izbrisovanje kontaktnih podatkov.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave, na primer med reševanjem spora glede točnosti podatkov; v tem času podatkov ne obdelujemo za nove aktivnosti.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: če želite, vam lahko posredujemo osebne podatke v strukturirani obliki za prenos k drugemu ponudniku; uporabni primer je selitev izobraževalne evidence med programi.
- Pravica do ugovora: imate pravico ugovarjati obdelavi osebnih podatkov za neposredno trženje ali za obdelavo, ki temelji na našem legitimnem interesu; primer: prekinitev promocijskih sporočil za določene storitve.
- Pravica do preklica privolitve: kadar je obdelava temelji na privolitvi, lahko privolitev kadar koli prekličete; scenarij: preklic elektronske privolitve za prejemanje e-novic.
- Pravica do pritožbe: če menite, da so bile kršene vaše pravice do varstva podatkov, lahko vložite pritožbo pri pristojnem nadzornem organu v Sloveniji; v praksi svetujemo predhodni posvet z nami za hitrejšo razrešitev.
Uveljavljanje pravic glede osebnih podatkov
Za uveljavljanje svojih pravic nam pošljite jasno opredeljeno zahtevo preko spletnega obrazca na ciljhublife.digital ali pisno na sedež podjetja. V zahtevi navedite, katero pravico uveljavljate in priložite ustrezne podatke za potrditev identitete. Primeri vključujejo zahtevo za popravek prijavnih podatkov, izbris iz seznama prejemnikov ali omejitev obdelave.
Običajen rok za odziv na zahtevo je do 30 koledarskih dni od prejema popolne zahteve. V primeru zapletenih zahtev se lahko ta rok podaljša, o čemer vas bomo obvestili z razlogom in pričakovanim rokom.
Trženje in obvestila
Uporabljamo kontaktne podatke za pošiljanje informacij o delavnicah, programih in primerih dobrih praks, če ste privolili. Trženjska obvestila temeljijo na vaši privolitvi ali zakonitem interesu, kjer je to primerno. V vsakem sporočilu so navodila za odjavo, prav tako lahko upravljate nastavitev obvestil v uporabniškem profilu.
Za odjavo od trženjskih sporočil uporabite povezavo 'odjava' v dnu vsakega e-poštnega sporočila ali nas kontaktirajte preko naslova na sedežu CiljHubLife. Po odjavi bomo prenehali pošiljati promocijske vsebine v razumnem času.
Zaščita osebnih podatkov otrok
Naše programe in digitalne vsebine niso namenjene mlajšim od 16 let brez soglasja staršev ali zakonih zastopnikov. Če izvedemo registracijo, ki kaže na mladoletno osebo brez ustreznega soglasja, bomo ukrepali v skladu z zakonodajo in zahtevo odstranili osebne podatke, ob predložitvi ustreznih dokazil.
Povezave do zunanjih virov
Na spletnih straneh CiljHubLife so lahko povezave do zunanjih virov, orodij ali partnerjev. Te povezave vodijo na spletne strani tretjih oseb, za katere ne odgovarjamo glede njihovih praks zasebnosti. Pred deljenjem osebnih podatkov na teh straneh preberite njihove pogoje.
Spremembe te politike zasebnosti
To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, da odraža spremembe v storitvah ali zakonodaji. Datum zadnje spremembe je naveden spodaj. Pomembne spremembe bomo objavili na ciljhublife.digital in, kjer je primerno, obvestili registrirane uporabnike.
